Sistemas de Gestión de Documentos bajo Licencia de Código Libre

En estos tiempos en los que el flujo de información e intercambio de documentos es esencial para el funcionamiento de las instituciones y su volumen se vuelve cada vez más denso, la gestión de documentos toma una relevancia que no se limita a la simple labor de archivar, clasificar, indexar y poder acceder en forma eficiente a los materiales e informaciones documentales intercambiadas.

Por otro lado, buena parte de los documentos e informaciones intercambiadas hoy día existen exclusivamente en forma digital o pueden llevarse cómodamente a dicho formato para facilitar su manejo. Y en adición, cuando hablamos hoy día de documentos, nos referimos no solo a textos, cartas, informes, libros, sino que dentro de dicho término incluimos presentaciones multimedia, fotos, videos, audios, documentos financieros, entre otros tipos de contenidos.

Es así como la gestión de documentos es una necesidad y un servicio que aporta valor tanto para instituciones pequeñas y grandes, incluso personas, y no solo bibliotecas o archivos institucionales. Cabe resaltar también que hoy día, los sistemas de gestión de documento no se limitan a clasificar y archivar documentos, sino que también permiten la edición y revisión colaborativa de los mismos y su seguimiento a lo largo de flujos de procesos.

Código Libre

En el presente artículo haremos un breve recuento y mención de las opciones disponibles para gestión de documentos bajo el regimen de licenciamiento y filosofía de "código libre". La filosofía de Código Libre implica que la aplicación es diseñada, construida y programada por una comunidad de desarrolladores, por lo general mayoritariamente voluntarios, o en la cual contribuyen voluntarios a una iniciativa "abierta" liderada por una empresa o institución, bajo la premisa de que tanto el código de la aplicación como la aplicación misma pueden distribuirse y copiarse libremente y que el costo de la aplicación o software es gratis.

No obstante el costo de la aplicación o software es gratis, toda institución debe programar y separar recursos que, aunque no son pagados al desarrollador de la aplicación, son necesarios para cubrir eficientemente el costo total de su puesta en marcha y operación, incluyendo instalación, mantenimiento, actualización y funcionamiento, entrenamiento, espacio y recursos en servidores, ancho de banda y conectividad en línea, adaptación y personalización de la aplicación o plataforma y en el caso de la gestión de documentos, la digitalización y alimentación de los documentos a gestionar en el sistema y el diseño de procesos administrativos de supervisión, control y flujo de documentos, entre otros.

Aplicaciones Código Libre de Gestión de Documentos

En busca de la plataforma adecuada para diferentes escenarios, partimos a explorar y elegir en primer lugar la aplicación idónea para administrar un repositorio de documentos, algo así como una biblioteca virtual institucional y así simplificar el proceso de evaluación.

No obstante, la elección de la plataforma adecuada y evaluación de las distintas opciones en código libre existentes resultó un poco más compleja y tortuosa de lo esperado, en particular por los requerimientos técnicos de las mismas y su uso de opciones y aplicaciones no tan comunes y con requerimientos técnicos y humanos específicos. (ver LAMP: La Plataforma Más Popular para Software Códigos Libres)

Revisamos minuciosamente las opciones disponibles en el mercado de códigos libres para gestión de documentos y terminamos evaluando 9 aplicaciones o soluciones. De estas, la mayoría tenía requerimientos que iban más allá de la plataforma LAMP tradicional, entre ellos la necesidad del Java Runtime Environment, la base de datos PostgreSQL y el lenguaje de programación Perl, dependiendo de la aplicación.

Importancia de los Estándares

Antes de enumerar las soluciones evaluadas, es menester destacar que el aspecto más importante en lo que se refiere a aplicaciones de gestión de documentos es su cumplimiento, seguimiento y compatibilidad con estándares de la industria. Si bien no hay un estándar general, existen varios estándares y lineamientos que son importantes para así poder garantizar un valor presente y futuro de los documentos gestionados y su información, su expansión, integración e interconexión con o migración a otros sistemas.

Estos estándares incluyen el Protocolo para Cosecha de Metadata (Protocol for Metadata Harvesting: OAI-PMH) de la Open Archives Initiative, así como OAIS, el modelo de referencia ISO para Open Archival Information System, definido por recomendación del Comité Consultivo para Sistemas de Datos Espaciales (CCSDS) y el Dublin Core para definición y estructura de metadatos, entre otros. En un próximo artículo haremos una revisión de los estándares relevantes e importantes para las bibliotecas, repositorios de documentos institucionales y la preservación digital de documentos y la gestión de documentos digitales.

dspace, ¿La mejor opción?

La opción natural parecía ser dspace, solución desarrollada originalmente como un emprendimiento conjunto de la universidad MIT y la empresa HP. La plataforma ha crecido con el apoyo de recursos de más de una veintena de instituciones académicas y otras organizaciones como el Instituto Smithsoniano y el Mellon Foundation.

La combinación de requerimientos de dspace es un poco inusual y antes de poder instalarlo y habilitarlo es necesario instalar y configurar Sun Java, Apache Tomcat, Apache Ant, Apache Maven, PostgreSQL y Perl. Lamentablemente, dspace no proporciona un paquete integrado o proceso de instalación automatizado que simplifique el proceso y permita instalar la aplicación y los software requeridos cómodamente. Esto no sólo dificulta su instalación en un entorno de producción, sino que también dificulta la instalación de entornos de prueba o desarrollo para evaluar la aplicación o incluso iniciar la labor de su configuración y preparación.

No obstante, es dspace una de las aplicaciones más usadas para construir repositorios de documentos institucionales, con centenares de organizaciones académicas, científicas y bibliotecas usando satisfactoriamente dspace desde hace años.

Pero su dificultad de instalación y los componentes extras requeridos, lo cual implica recursos humanos con habilidades y certificaciones adicionales, ponen trabas en recomendarla ciegamente como merecería por sus prestaciones.

Fedora

Fedora es otra opción bastante completa y puramente basada en la filosofía de código libre. También requiere la instalación de Java, pero afortunadamente permite trabajar con varias opciones de bases de datos, entre ellas MySQL, PostgreSQL y McKoi SQL, incluyendo esta última para facilitar la instalación de entornos de prueba y desarrollo sin necesidad de configurar un sistema complejo de bases de datos. En adición, también requiere Apache Tomcat, pero el instalador de Fedora incluye tanto la base de datos McKoi SQL como el Tomcat, facilitando el proceso. De hecho para habilitar e instalar Fedora, sólo hace falta tener Apache corriendo en un servidor Windows o Linux, instalar Java Runtime Environment y descargar e instalar el Fedora Installer. Desafortunadamente, una vez concluida esta parte sencilla, es necesario modificar manualmente una serie de variables y valores en los archivos de configuración.

Duraspace: Fedora y dspace

A finales del 2008 recibió, junto a dspace, una donación de la Andrew Mellon Foundation para su avance y juntos, Fedora y dspace lanzaron en mayo del 2009 la organización Duraspace para el avance tecnológico de ambas plataformas bajo un camino tecnológicamente compatible.

Alfresco y KnowledgeTree

Dos soluciones que van ganando popularidad recientemente son Alfresco y KnowledgeTree. Ambas son aplicaciones comerciales que pueden adquirirse con una licencia comercial que otorga derecho a soporte técnico y otros beneficios. Pero a la vez son aplicaciones de código libre, con una versión pública o "de la comunidad", libre de costo y de soporte técnico, y con algunas limitaciones mínimas.

Una de sus ventajas está en su facilidad de instalación, ambas aplicaciones ofrecen un archivo de instalación que se puede descargar y que incluye todas las aplicaciones requeridas para su operación y las instala en un simple proceso guiado con un solo click.

Otra ventaja está el su interfaz más amistoso y una documentación más completa, elaborada y fácil de consultar y leer.

Greenstone, desde el Pacífico lejano

Una opción que merece mención y que también lleva su popularidad en aumento es Greenstone, solución elaborada por la New Zealand Digital Library Project en la University of Waikato, en cooperación con UNESCO y la fundación Human Info.

Otras opciones que miramos y que están disponibles libres de costo incluyen Epiware, Maarch, OpenKm y Owl. Al final del artículo están enlaces a las páginas de todas estas soluciones y otras informaciones de interés.